Wenn Sie Blumen für einen geschäftlichen Anlass bestellen, sollte das Unternehmen die Kosten übernehmen. Eine Firmenrechnung macht einen privaten Blumenkauf nicht zur Betriebsausgabe.
Klären Sie vor der Bestellung, ob der Anbieter eine passende Rechnung ausstellt. Fragen Sie außerdem, ob er mehrere Lieferadressen annimmt und die gewünschte Abrechnung ermöglicht. Für Geschenke an Mitarbeitende oder Kunden gelten je nach Anlass und Wert unterschiedliche Steuervorschriften.
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Wann Sie Blumen über die Firma bestellen
Bestellen Sie über die Firma, wenn die Blumen einem geschäftlichen Zweck dienen, zum Beispiel als Aufmerksamkeit für Beschäftigte oder als Geschenk für Kunden. Klären Sie intern, wer die Bestellung freigibt und welchem Anlass oder welcher Kostenstelle sie zugeordnet wird. Eine Kostenstelle ist eine interne Kennzeichnung, mit der ein Unternehmen Ausgaben einem Bereich oder einer Abteilung zuordnet.
Kaufen Sie den Strauß dagegen für sich selbst oder für eine private Person, sollte die Bestellung privat bezahlt werden. Auch dann, wenn Sie die Firmenadresse oder eine geschäftliche E-Mail-Adresse verwenden, bleibt der Kauf privat. Wenn Sie den Kauf falsch verbuchen, kann das steuerliche Folgen haben.
Rechnung und Umsatzsteuer
Prüfen Sie vor dem Bezahlen, ob der Anbieter die Rechnung auf den vollständigen Firmennamen und die richtige Rechnungsanschrift ausstellt. Kontrollieren Sie nach der Bestellung, ob die Rechnung die Blumen und den Rechnungsbetrag aufführt und die Umsatzsteuer klar ausweist. Bei Rechnungen bis einschließlich 250 Euro reichen vereinfachte Pflichtangaben. Bei höheren Beträgen muss die Rechnung weitere Angaben enthalten.
Frische Schnittblumen unterliegen in Deutschland dem ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 Prozent. Ein Warenkorb mit Blumen, Vase, weiteren Artikeln und Lieferung kann aber unterschiedliche Steuerpositionen enthalten. Verlassen Sie sich deshalb auf die Aufschlüsselung des Anbieters, statt für den gesamten Warenkorb pauschal denselben Steuersatz anzunehmen.
Das Unternehmen darf die ausgewiesene Umsatzsteuer nur dann als Vorsteuer abziehen, wenn es die Ware tatsächlich für betriebliche Zwecke gekauft hat und die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die ein Unternehmen unter diesen Bedingungen mit der Umsatzsteuer verrechnen darf, die es selbst schuldet. Als Privatperson können Sie die Umsatzsteuer aus einem privaten Blumenkauf nicht als Vorsteuer abziehen.
Firmenkonto nutzen
Ein Firmenkonto lohnt sich vor allem, wenn mehrere Beschäftigte bestellen, Blumen regelmäßig zu verschiedenen Anlässen gebraucht werden oder Rechnungen zentral eingehen sollen. Je nach Anbieter können Sie dort Rechnungsdaten speichern und festlegen, wer bestellen darf. Manche Anbieter bieten außerdem die Zuordnung zu Kostenstellen oder gebündelte Rechnungen an. Die Funktionen unterscheiden sich von Anbieter zu Anbieter.
Fragen Sie vor der Einrichtung, ob ein Firmenkonto erforderlich ist oder ob eine einzelne geschäftliche Bestellung genügt. Klären Sie auch, an welche E-Mail-Adresse Rechnungen geschickt werden, ob Liefer- und Rechnungsanschrift getrennt eingetragen werden können und wie der Anbieter mehrere Lieferungen abrechnet. Ein Firmenkonto allein sorgt nicht automatisch für eine Sammelrechnung oder einen Rechnungskauf.
Sammelbestellungen vorbereiten
Bei mehreren Empfängerinnen und Empfängern erleichtert eine zentrale Liste die Eingabe. Notieren Sie für jede Person den vollständigen Namen und die Lieferanschrift. Halten Sie auch den gewünschten Termin sowie den passenden Text für die Grußkarte fest. Wenn die Blumen an eine Firma gehen, ergänzen Sie Firma und Abteilung. Prüfen Sie anschließend, ob jede Grußkarte dem richtigen Strauß zugeordnet ist.
Klären Sie vor der Bestellung, was „Sammelbestellung“ beim jeweiligen Anbieter bedeutet. Eine gemeinsame Empfängerliste kann mehrere Lieferungen bündeln, während der Anbieter jede Lieferung einzeln abrechnet. Auch eine einzige zentrale Lieferung oder eine Rechnung für alle Sträuße ist damit nicht automatisch verbunden. Fragen Sie bei Bedarf nach einer Aufteilung nach Empfänger oder Kostenstelle und bewahren Sie die Empfängerliste zusammen mit den Rechnungsbelegen auf.
Direkt an Mitarbeitende oder Kunden liefern
Eine zentrale Lieferung an die Firmenadresse eignet sich, wenn die Blumen an einem Standort übergeben werden. Für einzelne Beschäftigte oder Kunden ist die Direktlieferung an deren Geschäfts- oder Privatadresse oft praktischer. Ob ein Anbieter mehrere Adressen in einer Bestellung annimmt, sollten Sie vorab prüfen.
Bei einer Lieferung an eine Geschäftsadresse helfen der Firmenname sowie der Name der empfangenden Person und gegebenenfalls deren Abteilung. Fragen Sie vorher, ob die Firma externe Sendungen annimmt und ob die Person am geplanten Tag erreichbar ist. Für eine Überraschung sollte die Lieferadresse trotzdem vollständig und eindeutig sein. Tragen Sie Kartentexte getrennt zu den jeweiligen Empfängern ein, damit keine Grüße vertauscht werden.
Steuerliche Grenzen für Blumengeschenke
Für Geschenke an Kunden und andere Personen außerhalb des Unternehmens gelten andere Regeln als für Aufmerksamkeiten an Beschäftigte. Bei Geschenken an Kunden und andere Personen außerhalb des Unternehmens darf die Firma die Kosten grundsätzlich nur dann als Betriebsausgaben abziehen, wenn sie insgesamt höchstens 50 Euro je Empfänger und Wirtschaftsjahr betragen. Für die Umsatzsteuer gelten eigene Einzelheiten. Die 50-Euro-Grenze ist deshalb keine allgemeine Freigrenze für jede Firmenbestellung.
Blumen für Beschäftigte können als Aufmerksamkeit gelten, wenn sie zu einem besonderen persönlichen Anlass überreicht werden. Die Lohnsteuer-Richtlinien nennen dafür eine Wertgrenze von 60 Euro. Sie gilt nicht pauschal für Blumen zu jedem Anlass. Ob die steuerliche Behandlung passt, hängt unter anderem davon ab, zu welchem Anlass die Blumen überreicht werden, wer sie erhält und welchen Gesamtwert sie haben. Wenn Sie unsicher sind, lassen Sie den Einzelfall von der Buchhaltung oder einer Steuerberatung prüfen.
Kernaussagen
- Trennen Sie private und geschäftliche Käufe: Eine Firmenrechnung macht einen privaten Blumenstrauß nicht zur Betriebsausgabe.
- Prüfen Sie die Rechnung vor dem Bezahlen: Firmenname, Rechnungsanschrift und ausgewiesene Steuer müssen zum geschäftlichen Kauf passen.
- Klären Sie die Abrechnung bei Sammelbestellungen: Bei mehreren Empfängern gibt es nicht zwangsläufig eine Sammelrechnung oder eine zentrale Lieferung.
- Kontrollieren Sie jede Lieferadresse: Ergänzen Sie bei Geschäftsadressen Firma, Empfängername und gegebenenfalls Abteilung.
- Beachten Sie den Anlass bei Geschenken: Die steuerlichen Grenzen für Kunden und Beschäftigte unterscheiden sich und gelten nicht pauschal für alle Blumenbestellungen.
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